Rubrica personale
L’utente di una comunità può utilizzare questo strumento in modo del tutto personale per
inserire i propri contatti e costituirsi così un archivio in ogni momento disponibile e
consultabile. Il servizio gli è messo a disposizione dall’amministratore della community.
L’utente può oltre a inserire nuovi nominativi, fare ricerche su quelli già inseriti. Quando si
introduce un nuovo contatto appare una scheda anagrafica da compilare secondo varie voci.
I campi da includere nella scheda sono personalizzabili secondo le esigenze
dell’amministratore. Il sistema è in grado in fase di inserimento di un nuovo contatto di
intercettare la presenza nell’archivio dello stesso e evitare il più possibile la duplicazione di
record.

Rubrica aziendale
La Rubrica può essere utilizzata all’interno di una Intranet aziendale. L’amministratore può
costruire un archivio con tutti i componenti dello staff rendendo visibili in una tabella i loro
nominativi. È possibile inoltre accedere alla scheda personale del membro dello staff
precedentemente compilata dallo stesso amministratore.
L’amministratore inserendo i vari componenti attribuisce loro una particolare qualifica, tale
che permette a questi di avere minori o maggiori facoltà nell’utilizzo del programma. Oltre ai membri dello staff è possibile immettere anche i clienti e i fornitori dell’azienda, nonché i contatti legati ai vari progetti.
Lo stesso componente dello staff può utilizzare la rubrica aziendale per inserire dei contatti
personali scegliendo se renderli o meno visibili ad altri utenti. E’ possibile raggruppare i
contatti per categorie ed eseguire ricerche per parametri. Il sistema è in grado in fase di
inserimento di un nuovo contatto di intercettare la presenza nell’archivio dello stesso e evitare il più possibile la duplicazione di record.
Un tool permette l’esportazione dell’archivio contatti in formato ASCII per poi utilizzare
attraverso i più comuni programmi di comunicazione.